No Comércio Exterior, erros podem se tornar grandes prejuízos, por isso é importante estar sempre atento à legislação vigente. As infrações cometidas são sujeitas a penalidades, que podem ser desde multas até perdimento da mercadoria.

Neste artigo vamos apresentar as principais causas das multas nas importações e exportações e algumas dicas de como evitar essa forma de penalidade. Importante notar que existem multas com valores fixos e outras com valores variáveis (com uma alíquota sobre o Valor Aduaneiro ou Declaração de Importação), como veremos ao longo do texto.

Principais multas na importação e exportação

As principais causas de multas são nas operações de importação, por isso é muito importante um compliance estruturado nas empresas, buscando minimizar os riscos através de planejamento prévio, conhecimento técnico do processo e acompanhamento de ponta a ponta. É muito importante estar atento nos documentos pertinentes para que nos processos constem todas as informações necessárias e que as mesmas estejam corretas e coerentes. Um erro pode se tornar uma bola de neve uma vez que um documento guia o outro, por isso ao longo deste artigo apresentaremos algumas dicas de como evitá-los.

Já na exportação, por existir um incentivo do país para venda de mercadorias ao exterior, existem procedimentos simplificados e consequentemente menos multas comparado com o processo de importação, mesmo assim existem situações que levam a penalidades.

São alguns exemplos de multas:

• informações inexatas ou omitidas nos documentos de embarque;
• uso de falsidade para gozar de benefícios fiscais;
• omitir informações;
• desacato à autoridade aduaneira e dificultar a ação da fiscalização;
• erro na emissão de Nota Fiscal de exportação;
• erro na unidade de medida estatística;

Quando posso retificar informações errôneas?

Em casos de importação é muito importante a exatidão dos dados no conhecimento de embarque, pois ele guiará o CE Mercante (Conhecimento Eletrônico) e, oportunamente, a Declaração Única de Importação (DUIMP). Já na exportação, a Nota Fiscal e Packing List guiarão a emissão do conhecimento de embarque e futuramente da Declaração Única de Exportação (DUE).

Quando uma informação está equivocada é necessário realizar uma retificação, porém é muito importante estar atento aos deadlines exigidos pela Receita Federal e também às companhias de transporte – para não incorrer em taxas extras.

Para realizar possíveis correções o cuidado com prazos e noção da operação devem ser redobrados para evitar bloqueios nas cargas e até atrasos em operações que necessitem de Declaração de Trânsito Aduaneiro (DTA) ou regimes especiais.

É importante mencionar que muitas vezes a multa não é o maior prejuízo da operação, erros nos processos podem gerar altos valores de armazenagem, demurrage, detention, além do atraso para a liberação da mercadoria e desgaste comercial.

Então, como evitar multas aduaneiras e outros prejuízos?

Como forma de buscar minimizar os impactos de eventualidades que podem ocorrer no curso de suas operações, os principais envolvidos no Comércio Exterior adotam a chamada Gestão de Riscos que envolve um compliance estruturado, uma boa comunicação, o uso de tecnologia e o grande conhecimento da legislação.

Compliance

Sendo o compliance o conjunto de procedimentos e processos realizados com o objetivo de garantir o cumprimento das leis e regulamentos da área de atuação, percebemos que somente ter o conhecimento e a experiência não é suficiente para garantir o sucesso de projetos de Comércio Exterior. É necessário um olhar atento a todos os procedimentos comerciais, operacionais, legais, cambiais e aduaneiros.

Comunicação

Grande parte das multas aduaneiras são provocadas por ruídos na comunicação entre os envolvidos, por esse motivo aqui vão algumas dicas:

1- Shipping Instruction: a SI precisa ser completa, com todos os dados que devem constar no embarque e nos documentos do processo. Criar uma padronização é uma boa estratégia, pois facilita o trabalho de todas as partes envolvidas no processo;

2- Termos técnicos: é muito importante conhecer os termos técnicos do Comércio Exterior, principalmente na língua em que se está negociando;

3- Prazos: fique atento a todos os prazos e tenha uma equipe pronta para responder possíveis dúvidas e questionamentos.

4- Planejamento e Organização pré embarque: não importa o nível de urgência do processo, no Comércio Exterior é necessário planejamento e organização pré-embarque, isto é: conferência documental, análise prévia de toda a operação logística e conhecimento na legislação vigente e regras do país de destino.

Tecnologia

O investimento em tecnologia é uma excelente estratégia, para ter maior controle e gestão de processos. Conheça algumas das tecnologias já disponíveis no mercado, que evitam erros e, consequentemente, multas no Comex:

1- Automatização: com a automatização é possível reduzir consideravelmente os erros manuais e melhorar o monitoramento do processo;

2- Inteligência Artificial:  softwares de Inteligência Artificial conseguem analisar possíveis erros de digitação fazendo a vinculação com informações oficiais, por exemplo: conseguem vincular o número da NCM com sua descrição e analisar quando um número de container foi digitado errado.

Gerenciamento de risco e pontos críticos

A gestão de risco é imprescindível para operações de importação e exportação, pois mapeia pontos críticos e cria ações para mitigar riscos no processo, incluindo as penalidades que citamos ao longo deste texto.

Existem campos nos documentos de uma operação de comex que são mais críticos do que outros. Portanto, é importante conhecer os principais pontos de atenção ao conferir e analisar a documentação, entre eles:

1- Descrição da mercadoria;

2- Classificação fiscal;

3- Nome do Shipper e Consignatário;

4- Quantidade de embalagens;

Conhecer a legislação

A melhor dica para evitar multas é sempre estudar a legislação aduaneira, tenha sempre próximo o Regulamento Aduaneiro, as Instruções Normativas e demais legislação para sanar possíveis dúvidas. Ah! e se mantenha atualizado no mercado, ter uma rede de contatos com profissionais de diferentes backgrounds também pode lhe ajudar muito no seu dia a dia.